Datenschutz

Version 3 vom 25.02.2025

Die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix Albtal e.V. nimmt den Datenschutz und Schutz der persönlichen Informationen sehr ernst. Die Nutzung der Personenbezogenen Daten dient ausschließlich der Sicherstellung des Sportbetriebes, sowie der Betreuung der Mitglieder. Dem entsprechend werden die Daten wie unter Ziffer 3 benannt verarbeitet.

Durch die Vorgaben des deutschen Judo-Bundes e.V. ist Die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix Albtal e.V. verpflichtet, das Portal zur Verwaltung des digitalen Judopasses sowie die dazugehörige Judopass App des Unternehmens DokuMe GmbH in Köln zu nutzen. Hierbei vertritt die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix e.V. seine Mitglieder als Vermittler gegenüber den Verbänden (badischer Judo-Verband e.V. und dem deutschen Judo-Bund e.V.) und willigt im Namen seiner Mitglieder bis auf Widerruf der Nutzung des digitalen Judo-Passes ein. Hierbei gelten die unter 4.2 genannten Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen der DokuMe GmbH. Rechtsansprüche aus Datenschutzverletzungen in Bezug auf das Portal zur Verwaltung der digitalen Judo-Pässe bzw. der Judopass APP sind direkt beim Betreiber der DokuMe GmbH bzw. dem deutschen Judo-Bund e.V. geltend zu machen.

1. Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung

Die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix e.V. als Mitglied des badischen Judo Verbandes e.V. speichert, erhebt, nutzt die Daten seiner Mitglieder, sowie die der Erziehungsberechtigten der minderjährigen Mitglieder. Der Verein stellt diese Daten seinen Funktionsträgern im Rahmen des Sportbetriebs und der Betreuung zur Verfügung. Die Daten werden ausschließlich dazu verwendet, den Sportbetrieb sicherzustellen und die Mitglieder in allen Angelegenheiten, die dem Judosport dienen, optimal und umfassend zu informieren, zu beraten und zu betreuen.
Die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix e.V. versichert die ihm zur Verfügung gestellten Daten nach besten Wissen gemäß den Regeln des geltenden deutschen Datenschutzrechtes (mit Ausnahme von 3 Soziale Netzwerke) zu verarbeiten, zu speichern und weiterzuleiten.
Die Einwilligung zur Datenverarbeitung kann jeder Zeit widerrufen werden. Bei Jugendlichen vor dem 16. Lebensjahr, muss dies durch die Erziehungsberechtigten erfolgen. Der Widerruf bedarf der Schriftform.

Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die -verwaltung. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DS-GVO)

2. Soziale Netzwerke

Die Funktionsträger der Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix e.V. veröffentlichen Inhalte in sozialen Medien wie Facebook, Instagram, WhatsApp und ähnlichen. Für Inhalte die durch einzelne Mitglieder – nicht Funktionsträger – veröffentlicht werden, übernimmt die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix e.V. keine Haftung. Funktionsträger sind angewiesen, keine personenbezogenen Daten wie Namen, Alter, Adresse in sozialen Medien zu speichern (Ausnahme Medien im Sinne „Veröffentlichung von Foto-, Ton- und Filmaufnahmen„), verbreiten oder anderweitig weiterzugeben. Die Haftung liegt auch hier beim Mitglied.

3. Nutzung der personenbezogenen Daten

Im Folgenden wird aufgeführt, wie die personenbezogenen Daten in den verschiedenen Bereichen von der Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix e.V. genutzt und ggf. übermittelt werden.

3.1 Verein

Um die verschiedenen Vorgänge im Sportbetrieb unkompliziert abwickeln zu können müssen im Rahmen der Vereinsarbeit die nachfolgenden Daten erhoben, gespeichert und auszugsweise übermittelt werden. Diese werden auch den geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern vollständig zugänglich gemacht. Allen anderen Funktionsträgern werden nur diese Daten bereitgestellt, die zur Erfüllung des Sportbetriebs notwendigen sind. Teile der Informationen werden auch in der Presse und dem Internetauftritt veröffentlicht.

3.1.1 Allgemeine Daten

  • Vorname, Nachname des Mitglieds und bei minderjährigen Mitgliedern zusätzlich:
    • Vorname, Nachname des Erziehungsberichtigten
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht, Nationalität
  • Anschrift
  • Fotos
  • Mitgliedsnummer

3.1.2 Spezielle Daten

  • SEPA-Lastschrift-Mandant (Eineindeutiger Schlüssel)
  • Bankverbindung
  • Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
  • Passnummer
  • Gewichtsklassen/Gewicht
  • Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
  • sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.2 Werbung und Öffenltichkeitsarbeit

3.2.1 Allgemeine Daten

  • Vorname, Nachname des Mitglieds
  • Altersklasse/Jugend
  • Geschlecht
  • Fotos

3.2.2 Spezielle Daten

  • Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
  • Gewichtsklassen/Gewicht
  • Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
  • sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.3 Verbände

Zur Sicherstellung des Sportbetriebs ist es notwendig personenbezogene Daten an den Badischen Judo-Verband e.V., den deutschen Judo-Bund, den badischen Sportbund sowie die badische Sportjugend weiterzugeben. Je nach Grundlage der Übermittlung, werden die nachfolgenden Daten vollständig oder auszugsweise an die genannten Verbände weitergegeben.

Für die Verarbeitung der Daten bei den Verbänden gelten die entsprechenden Datenschutzerklärungen:

3.3.1 Allgemeine Daten

  • Vorname, Nachname des Mitglieds
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht, Nationalität
  • Fotos
  • Mitgliedsnummer

3.3.2 Spezielle Daten

  • Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
  • Passnummer
  • Gewichtsklassen/Gewicht
  • Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
  • sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.4 Speicherdauer

3.4.1 Mitgliedsdaten

Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für 5 Jahre gespeichert.

4. Speicherorte für Personenbezogene Daten

4.1 Vereinsverwaltungssoftware: WISO Mein Verein

Die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix Albtal e.V. setzt seit 2019 die Software WISO Mein Verein diese ist eine Einzelplatz-Version, bei der alle Mitgliederdaten in der Regel lokal auf der Festplatte des Rechners mit der Installation der Software gespeichert wird. Auf Grund der besseren Zusammenarbeit der Vorstände, wurde WISO Mein Verein Teamwork also Option hinzugebucht. Dies ist ein optionaler Service der Buhl Data Service GmbH. Hierzu können auf Wunsch die Daten auf einem Server im Hause Buhl gespeichert werden, worauf dann gemeinsamer Zugriff von unterschiedlichen Rechnern besteht.

Bei Nutzung von Teamwork erfolgt die Datenübertragung zwischen WISO Mein Verein und dem Server ausschließlich über eine gesicherte Internetverbindung mit 128bit SSL-Verschlüsselung. Die Datenbank der Client-Anwendung ist zusätzlich komprimiert und nicht für Standard-Software lesbar.

Sämtliche auf dem Server verschlüsselt gespeicherten Daten werden automatisch gelöscht, wenn Teamwork über einen Zeitraum von zwei Jahren nicht genutzt wird.

Die Server für den Datenaustausch über Teamwork befinden sich in unserem Rechenzentrum am Buhl-Standort 57290 Neunkirchen in Deutschland und werden von Buhl selbst betrieben. Wir lagern keinerlei Daten auf andere Server – also auch nicht ins Ausland – aus. Das Rechenzentrum ist redundant aufgebaut (alle potenziellen Single Point of Failure (SPOF) sind abgesichert und redundant durch zwei unterschiedliche Gebäude, redundante Stromversorgung mit USV, redundante Glasfaserverkabelung, etc.) und wird unter anderem durch eine doppelte Firewall geschützt.

Der Betreiber stell sicher, dass die Personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO verarbeitet und gesichert werden. Details zum Thema Datenschutz finden sie auf der Seite von Buhl WISO MEIN VEREIN:

WISO MEIN VEREIN – Buhl Datenschutzerklärung

4.2 Betreiber Judopass Website und JudoAPP – DokuMe GmbH

Die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix Albtal e.V. ist durch die Mitgliedschaft im Badischen Judo Verband e.V. und somit mittelbar auch dem deutschen Judo-Bund e.V. verpflichtet die Software des Unternehmens DokuMe einzusetzen. Hiervon betroffen sind alle Aktiven Judoka des Vereins.

DokuMe GmbH
Subbelrather Str. 436c, 50825 Köln
E-Mail: info@dokume.net

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: privacy@dokume.net

Alle Rechte und Pflichten der Datenverarbeitung werden durch den Betreiber bzw. den deutschen Judo-Bund e.V. war genommen.

Für die Nutzung der Plattform gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens DokuMe GmbH: https://dokume.net/agb.php

Ebenso gelten die Datenschutzrichtlinien des Unternehemens: https://dokume.net/privacy.php

Die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix Albtal e.V. übernimmt keinerlei Haftung, die sich aus dem Betrieb und den Datenschutzmaßnahmen der Verpflichtung zum Einsatz der Judopass App und dem Portal zur Verwaltung von digitalen Judo-Pässen ergibt.

4.3 Bankensoftware

Die Abwicklung der Kontoführung wie auch der Speicherung von Bankinformationen erfolgt unter Verwendung der Software BUHL Mein Verein.

4.4 WebSite

Die Homepage der Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix Albtal e.V. wird im Rechenzentrum der Firma

IONOS SE
Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur

Telefon:+49 (0) 721 170 5522
E-Mail: info@ionos.de

betrieben. Als Software wird die BLOG-Lösung WordPress eingesetzt. Alle hier gespeicherten Daten liegen ausschließlich auf Rechnersystemen in Deutschland.

Informationen zum Datenschutz des Betreibers finden Sie hier:
Datenschutzerklärung – IONOS AGB

4.5 lokale Datenträger

Funktionsträge die auf Grund ihrer Tätigkeit persönliche Daten auch lokal speichern müssen sind angewiesen diese ausschließlich auf verschlüsselten Datenträgern abzulegen und verschlüsselt zu übertragen. Die Haftung liegt hier beim Mitglied.

5. Datenschutzbeauftragter/Beauskunftung

5.1 Ernannte Person

Der Datenschutzbeauftragte ist: Sascha Reddig
Zur Kontaktaufnahme verwenden sie bitte die Schriftform per Brief an den Vereinssitz, oder schreiben sie eine Mail an verwaltung@phoenix-albtal.de.

5.2 Datenschutzanfragen

Richten Sie bitte Datenschutzanfragen immer schriftlich an die Kampfgemeinschaft Bad Herrenalb Phönix e.V. in Schriftform per Brief an den Vereinssitz, oder bei kleinen Anfragen eine Mail an verwaltung@phoenix-albtal.de.

6. Betroffenenrechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

  • ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
  • ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
  • ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
  • ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
  • ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
  • ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
  • ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde,
  • wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg oder Hessen zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.

7. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Erklärung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Unterzeichnung unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Erklärung im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Erklärung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der datenschutzrechtlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die der Unterzeichner mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt hat. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Erklärung als lückenhaft erweist.

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